1- Che cosa significa l’acronimo VDR?
VDR è l’acronimo di Virtual Data Room, vale a dire la versione virtuale della classica data room fisica dove vengono messi a disposizione dei potenziali acquirenti tutti i documenti finanziari, giuridici e fiscali (in formato cartaceo) per valutare l’azienda in vendita.

2- Perché una data room virtuale piuttosto che fisica?
La VDR è una soluzione volta ad ottimizzare il processo di due diligence nelle transazioni di M&A consentendo un accesso remoto da internet alla “stanza virtuale” dei documenti in qualsiasi momento e da qualsiasi parte del mondo. Nessuna limitazione di tempo e di spazio, oltre alla possibilità di consultazione di uno stesso documento contemporaneamente da parte di più possibili acquirenti.

3- E’ una soluzione sicura?
Assolutamente sì. I documenti sono protetti ai massimi livelli di sicurezza tecnologicamente disponibili e si può avere accesso ad essi solo con un sistema di password articolato su più livelli.
La sicurezza è data anche dall’assegnazione agli utenti ad una determinata categoria (il “gruppo”) le cui possibilità di accesso ai documenti (lettura, stampa e salvataggio) sono già prestabilite: sarà sufficiente quindi assegnare un’appartenenza ad un gruppo piuttosto che ad un altro perché le autorizzazioni scattino di conseguenza.

4- Quali sono i vantaggi per il seller?
Se la data room classica comporta spostamenti materiali di documenti e uso di stanze per mesi, la virtual data room è una soluzione che non occupa spazio e ha come potenziali interlocutori acquirenti da tutto il mondo.
Il primo evidente vantaggio è la riduzione di tempo e denaro per gli spostamenti fisici dei bidders e, per conseguenza, il naturale ampliamento della rosa dei potenziali buyers da tutto il mondo.

5- Quali sono i vantaggi per il buyer?
L’accesso ai documenti è immediato senza alcuno spostamento fisico e dispendio di tempo e la velocità di trasmissione dei dati è costantemente monitorata dai server, anche per assicurare una velocità di apertura dei documenti, indipendentemente dal numero di pagine che lo compongono.

6- Usare una VDR richiede una specifica competenza tecnica?
L’uso di una VDR non richiede particolari competenze nel settore dell’high-tech da parte dell’amministratore, così come degli utenti. E’ uno strumento semplice da usare e focalizzato sulla rapidità. L’interfaccia utilizzata è intuitiva e logica e i documenti sono ordinati in cartelle e sotto cartelle a cui sono assegnati titoli intuitivi che rendono la reperibilità semplice e immediata.
Non è richiesto inoltre alcun software addizionale per utilizzare una virtual data room ed il cliente viene munito di un manuale di utilizzo, oltre ad essere supportato dal project manager per qualsiasi inconveniente che possa insorgere durante l’uso della VDR.

7- Cosa offre il servizio clienti?
Il servizio clienti è a disposizione, 7 giorni su 7, 24 ore su 24 ed è offerto dal team di project management che rimane a disposizione del cliente lungo tutta la durata del progetto, assicurandosi che gli obiettivi prefissati siano raggiunti e che tutti i vantaggi messi a disposizione dalla VDR siano usufruiti appieno. Oltre al project manager, il cliente può contare sull’Help Desk a disposizione per qualsivoglia urgenza.

8- Come avviene l’upload dei documenti?
I documenti sono ovviamente caricabili solo se in formato elettronico. Se il seller non li ha disponibili in tale formato, si provvede alla scansione ed alla indicizzazione dell’intera documentazione, eventualmente presso la sede del cliente stesso (se il cliente lo reputa opportuno può provvedere anche da solo con mezzi propri).
I documenti sono caricati di solito in formato pdf (o nel loro formato nativo) e possono essere altresì messi a disposizioni file audio e video. Sono indicizzati e disponibili per le funzioni di lettura, stampa e salvataggio a seconda di ciò che il cliente/amministratore della VDR (o il project manager a cui viene delegato) deciderà di concedere ai singoli users che avranno accesso alla stessa VDR.
L’upload della documentazione può essere fatto dall’amministratore o dal project manager, così come l’assegnazione degli users ai diversi gruppo di appartenenza.

9- Quali strumenti sono a disposizione del management?
L’amministratore della stanza virtuale ha a sua disposizione tutti gli strumenti per giudicare l’interesse dei bidders e stabilire il livello di accesso di ogni singolo user, potendo decidere di modificarlo in ogni momento ed avere attivo il cambiamento a partire da subito.

10- Quali strumenti sono a disposizione dell’utente?
Agli utenti della VDR viene inviata una mail con le istruzioni per completare la loro registrazione on line che potrà essere modificata dall’amministratore prima di dare l’approvazione finale e fornire le password per accedere all’accesso sicuro dei documenti.
Gli utenti possono rivolgere all’amministratore domande con il pratico sistema del Q&A del quale potranno avere a disposizione un tracciato completo per ciò che concerne le proprie richieste.

11- Come gestire la comunicazione all’interno di una VDR?
L’uso della VDR consente di eliminare l’invio di singole e-mail o di compilare database grazie alla funzione Q&A (questions & answers) che permette la comunicazione fra bidders da una parte, che possono fare domande, e seller dall’altra, nelle vesti dell’amministratore della VDR, che provvede a fornire le risposte o ad autorizzare quelle del manager di competenza all’interno dell’azienda.
Le domande sono associate automaticamente ad un documento e possono essere filtrate ed ordinate per categoria ed importanza dallo stesso amministratore che può raggrupparle ed eventualmente inviare allegati per rispondere in maniera esauriente alla domanda.
Anche le domande sono tracciate e possono essere esportate sui fogli Excel, non soltanto da parte dell’amministratore, ma anche da parte dei singoli utenti per le proprie.

12- Si può avere un tracciato delle attività degli users dei documenti?
E’ un altro vantaggio derivante dall’uso di una data room virtuale piuttosto che fisica. Per concludere velocemente un deal, gli amministratori hanno bisogno di sapere quali sono i bidders che hanno veramente interesse all’affare. Grazie al sistema di report, è possibile avere una traccia sempre aggiornata di quali documenti sono stati consultati, quante volte e da chi, nonché quali sono stati oggetto di domande da parte dei managers.
Tutte le informazioni tracciate sono convertibili in grafici e trasportabili in Excel.

13 - Quali documenti sono supportati nella virtual data room?

La virtual data room supporta tutte le estensioni, quindi anche word ed excel tra gli altri. Il pdf però è il formato al quale si applicano tutti i criteri di sicurezza poichè non è modificabile come invece accade agli altri formati per esempio word. I documenti che gli utenti visualizzano, se autorizzati, sono delle "proiezioni" del pdf originali ai quali la virtual data room applica le impostazioni di sicurezza scelte dall'amministratore.
Utilizzando la vdr potete tranquillamente permettere la visualizzazione /download dei documenti pdf così come potrete inibirne la consultazione, la stampa, il download.

14 - E' previstro un supporto multilingua?

VdrItaly oltre al team italiano che offre assistenza anche in inglese, dispone di un circuito internazionale e in ogni caso la piattaforma ha un menu a tendina interno attraverso il quale ogni utente può impostare la lingua di preferenza.

15 - E' possibile applicare delle filigrane ai documenti?

Assolutamente sì. La sicurezza dei documenti è determinata da: filigrana (applicabile se si vuole e modificabile a piacere, si possono ad esempio impostare nome utente, testo, email, data etc), gruppo di sicurezza, policy di sicurezza. Elementi che consentono oltre che di applicare le filigrane di inibire o meno la stampa, il salvataggio, la scadenza, etc dei documenti. Tutto viene deciso dall'amministratore ed eventualmente tali disposizioni sono modificabili nel tempo se lo si desidera.
All'apertura della vdr saranno già reperibili alcune filigrane, policy di sicurezza preimpostate sulla base delle esigenze del cliente in modo che sia più rapida la strutturazione.

16 - E' possibile avere delle statistiche relative a quali documenti siano stati visti, da chi etc?

Assolutamente sì. Nella virtual data room tutto è tracciato.
La virtual data room ha un sistema di tracciamento interno per cui le azioni dell'utente sono registrate e reperibili in qualsiasi momento all'interno della reportistica (sezione interna alla vdr visibile solo da amministratori). La reportistica consente di verificare per esempio quali documenti siano stati visionati, quante volte, quali operazioni siano state compiute dal singolo utente etc. Tale tracciabilità è applicata anche alle question and answer gestite direttamente all'interno della vdr per tutelare le informazioni: chi risponde alle domande per esempio deve sempre far transitare la risposta all'amministratore prima di veicolarla all'esterno in modo tale che qualsiasi informazione sia approvata.
Inoltre è possibile (e consigliabile) caricare ad apertura della vdr un disclaimer con alcune indicazioni che gli utenti devono approvare prima dell'accesso (anche tale passaggio rimane tracciato) in modo che le regole di funzionamento vengano condivise.

17 - Quali sono le abilitazioni che possono essere attribuite agli utenti / documenti?

La vdr funziona secondo una struttura gerarchica.
Utenti: ci sono diversi profili (user, ospite, autore documento, amministratore etc) a cui corrispondono determinate abilitazioni e diversi ruoli nella gestione delle domande e risposte.
L'ospite è il grado inferiore di accesso e ha limitatissime interazioni fino ad arrivare all'amministratore che ha invece il full control.
Ogni singolo documento può essere inibito (nella visualizzazione, stampa e salvataggio) e ogni utente può avere impostazioni differenti su tutti i documenti contenuti. e' anche possibile permettere un salvataggio temporale dei documenti: impostando un comando che consente la visualizzazione fino alle 15.00 del giorno successivo per esempio, l'utente a cui è applicato nel momento in cui aprisse il documento salvato alle 15.01 vedrà un foglio bianco.
Le impostazioni sono dinamiche per cui se si desiderasse modificare il profilo di visualizzazione per un utente specifico o le sue autorizzazioni, l'amministratore potrà intervenire in qualsiasi momento per modificarle.

18- Nel vostro preventivo indicate la presenza di un project manager qual è la sua funzione?

Assistenza continuativa, supporto e formazione.
Tale consulenza comporta la formazione presso la sede del cliente o online. Un'ora all'interno della quale viene spiegato in maniera pratica il funzionamento della vdr simulando la sua costituzione (caricamento documenti, creazioen utenti, impostazioni di sicurezza ai documenti, etc).
Il supporto comprende la reperibilità del project manager dedicato al cliente via cellulare o email in modo tale che in qualsiasi momento il cliente o un utilizzatore della vdr abbia bisogno di una consulenza potrà avere risposta immediata.
Il project manager è una persona dedicata, sempre la medesima, che conosce il cliente, la storia della vdr, le persone che per il cliente la utilizzano dunque ha capacità di intervento immediato e risolutivo.
Non si tratta di un call center di primo o secondo livello ma di una persona sempre reperibile. L'assistenza è fornita sette giorni su sette ventiquattrore al giorno, trecentosessantacinque giorni all'anno.
ecco perchè, anche se doveste aprire la vdr a Ferragosto, troverete sempre supporto.

Il servizio al cliente è l'elemento premium della nostra soluzione. Siamo rapidi e sempre presenti poichè sappiamo che quando un cliente apre una soluzione di vdr oltre alla riservatezza ha bisogno di velocità e competenza. Il cliente deve preoccuparsi solo del buon fine dell'operazione, alla sua tranquillità nell'uso della soluzione pensa il nostro team.